نظم حياتك

كيف تنظم الأوراق الخاصة؟

1- افتح ملفا مستقلا لك , وإذا كنت مسئول عن أسرة , فافتح لكل منهم ملفا مستقلا دون عليه عبارة ( ملف الأوراق الخاصة ) .
ضع في هذا الملف ( شهادة الميلاد - شهادات الدراسة - شهادات الدورات - رقم حسابك في البنك - جواز سفرك - عقد الزواج - بصيرة أرض منزلك - اتفاقية عداد الكهرباء وعداد الماء وخط الهاتف .....الخ )
هذا الملف يساعدك , ويسهل عليك إعداد سيرتك الذاتية , تعبئة طلبات الحصول على الوظيفة .
2- فتح ملف خاص بالحالة الصحية لك ولى أفراد العائلة وهذا يساعد الطبيب على متابعة الحالة المرضية لدى أفراد اسرتك .
3- ملف خاص بشئون وارتباطات المنزل يتضمن ( فواتير ويصالات سداد الكهرباء والمياه والهاتف وكشف ايرادات ونفقات الأسرة .... الخ ).

كيف تنظم أجندة مواعيدك؟

1- تعتبر المفكرة من أهم أدواتك التنظيمية .. تستطيع عن طريقها الغاء عدد كبير من الأوراق المتركمة على مكتبك .
2- كما أن فائدة المفكرة لا تقتصر على جدولة الاعمال والمواعيد فحسب .. ولكن يمكن استخدامها بفاعلية كأداة للمتابعة في كل أعمالك .
3- كما إنها تجنبك المشكلة التي لاتحسد عليها وهي الاضطرار إلى أن تكون في أكثر من مكان أو القيام بأكثر من عمل في وقت واحد .

كيف تنظم شؤون عملك؟

أولا تنظيم مكان العمل :

إن ترتيب وتنسيق مكان العمل , لن يساعدك فقط على توفير وقتك , ولكن سيساعدك أيضا على انجاز عملك بهدوء وفاعلية وعدم انقطاع و للحصول على كل ذالك يجب عليك اتباع الأرشادات التالية .
• ضع جهاز الهاتف بالقرب من يدك اليسرى .
• ضع أجندة وقلم بالجهة اليمنى كي تستطيع أن تكتب وأنت تتحدث.
• استعمل الملفات الخاصة بالأوراق المختلفة .
ملف الوارد ... الأوراق القادمة إليك .
ملف الصادر ... الأوراق التي قد تم معالجتها والذاهبة إلى أمكان أخرى .
ملف الأنتظار ... الأوراق التي لم تكتمل بعد .
• يجب وضع علامات مميزة لكل ملف من هذه الملفات ويمكن استخدام ألوان مختلفة .
• ضع أجندتك اليومية بجوارك .
• ضع الأوراق التي تحتاجها أمامك , بحيث لا تقوم إلا بشئ واحد فقط في المرة الواحدة , وما عدا ذلك يجب وضعه في مكانه الصحيح حتى يمكن استعادته عند الحاجة .
• يجب أن تكون قادرا على رؤية سطح المكتب في كل وقت فالمكتب الذي تتراكم فيه الأوراق يمكن أن يقلل من تركيزك على الأهداف التي تعمل على انجازها .
• تخلص من كل الأشياء المتجمعة فوق مكتبك , ولكن لاتضعها كلها في درج واحد .
• حدد نظام الأولويات للأشياء التي توضع في درج المكتب , وفكر في التخلص من الأشياء التي لا تعرف ماذا تفعل بها .
• ميز بين الملفات النشطة ( المتداولة ) وهي التي تحتاجها بشكل منتظم وتمثل الأعمال الحالية والتي تعود في الأغلب إلى أقل من سنتين و أفضل مكان لحفظها مكتب السكرتارية , والملفات غير النشطة ( المتوسطة ) وهي التي تمثل الأعمال المنتهية ويمكن العودة إليها بشكل نادر وتوضع هذه الوثائف في زاوية معينة من المكتب , والملفات الغير مرغوب فيها ( الأرشيف النهائي ) تمثل وثائق الأعمال التي أنتهت تماما ويتم الاحتفاظ فيها للضرورات القانونية والاهتمامات التاريخية .
• لا بد من وجود معيار لديك لما ينبغي أن يبقي وما ينبغي أن لا يبقى من الأوراق .

ثانيا : تدوير وتنظيم أوراق العمل :

• صنف أوراق العمل وفقا لأولوياتها .
• تخلص من القصاصات الصغيرة بأن تكتب المهام المدونة عليها بشكل مرتب على ورقة واحدة كبيرة وكلما انجزت مهمة من هذه المهام اشطبها .
• افحص البريد ورتبه بحسب أولوياته .
• الأوراق التي لها أولويه هي الهامة وليست العاجلة .نظم تدفق أوراق العمل , والمعلومات باستخدام مكان مناسب للحفظ .
• مزق ولاتخف , ولكن كن بعيد النظر , وخاصة الأوراق القابلة للاستبدال .
• اسأل نفسك بالنسبة لكل ورقة هل يجب أن احتفظ بها وأين وإلى متى وكيف أعثر عليها .
• عالج الوثائق مرة واحدة , وتخلص من الأوراق التي لا تساهم في تحقيق الهدف .
• اتخذ قرارك مع الأوراق باستخدام كلمة ( تامر )
- التاء تعني تحويل .
- الألف يعني إجرء .
- الراء يعني رمي .