إدارة الاجتماعات
        |المجال الإداري|        

 

الأغراض¹:

_ يدير اجتماعاً لطليعته وفق إجراءات منظّمة. [رقم الغرض 10]
        

 

 

الفقرات    

1. ماذا نعني بالاجتماع؟
المدةو الطريقة : العصف الذهني _ 5

2. ماذا علينا أن نفعل قبل الاجتماع ليكون مثمراً؟
المدةو الطريقة : المناقشة _ 5

3. ماذا علينا أن نفعل أثناء الاجتماع ليكون مثمراً؟    
المدة و الطريقة : الاستجواب _ 5

4. ماذا علينا أن نفعل بعد الاجتماع ليكون مثمراً؟  
المدة و الطريقة : عمل مجموعات _ 5

5. تطبيق عملي.
المدة : 40

المجموع لكل الفقراعت : 60 دقيقة 
        

 

 

اللوازم

1. لوح ولوازمه. 

2. كراتين وأقلام.
        

 

 

ملاحظات وإرشادات

- يقوم المشاركون (بشكل جماعات) بعقد اجتماعات من خلال تطبيق الإجراءات التي قدّمها المدرّب في الورشة. 

- يحدّد المدرّب موضوع الاجتماع، فيدير كل مشارك ضمن جماعته اجتماعاً مصغَّراً تتراوح مدّته بين 5 و10 دقائق.

- يتابع المدرّب تطبيق المشاركين لخطوات إدارة الاجتماع.

- تم إرفاق CD (عرض باوربوينت) للورشة.

 

 

 

الطريقة

- يكتب المدرّب في وسط اللوح كلمة "اجتماع".

- يطرح على المشاركين السؤال التالي: ماذا تعني لكم كلمة اجتماع؟ ما هي العبارات والكلمات التي تتعلق بالاجتماع؟

- يأخذ المدرّب إجابات المشاركين ويدوِّنها على اللوح.

- يصوِّب الإجابات، ويعرض التعريف الوارد في الفقرة.

 

 

 

اللوازم

- لوح ولوازمه أو كراتين وأقلام.

 

 

 

ماذا نعني بالاجتماع؟ 

الاجتماع هو لقاءٌ لمجموعة من الأفراد للتّدارس، أو التّباحث، أو حلّ مشكلةٍ ما، والوصول إلى نتيجة مرغوبة.

 

 

 

الطريقة

- يطرح المدرّب على المشاركين سؤال: ماذا علينا أن نفعل قبل الاجتماع ليكون مثمراً؟

- يأخذ الإجابات من بعض المشاركين، ويناقشها مع الجميع.

- يعرض المادة العلمية.

 

 

 

اللوازم

- لوح ولوازمه أو كراتين وأقلام.

 

 

 

ماذا علينا أن نفعل قبل الاجتماع ليكون مثمراً؟

1. إعداد جدول الأعمال (نقاط البحث): ويتضمّنُ بياناً عن الاجتماع وموعده وتاريخه، وقائمةً بالموضوعات التي ستُعرض وتُناقش في الاجتماع.

2. تبليغ المشاركين بمحتوى جدول الأعمال (حيث يمكن أن يتمّ ذلك من خلال توزيع بطاقة صغيرة تحتوي على نقاط البحث)، والتأكُّد من حضورهم.

3. تجهيز البيانات، وتأمين المستندات والأوراق ذات الصّلة بالموضوع. 

4. تجهيز مكان الاجتماع: من ناحية عدد المقاعد، النظافة، الإضاءة، التدفئة...

5. الإعداد المسبق للاجتماع ذهنياً ونفسياً. 

 

 

 

الطريقة

- يسأل المدرّب المشاركين: "بعد أن تعرَّفنا على الأمور التي نقوم بها قبل الاجتماع، ما هي الخطوات التي ينبغي أن نقوم بها أثناء الاجتماع؟".

- يأخذ إجابات المشاركين ويكتبها على اللوح، ثم يشطب الخاطئة منها.

- يعقّب وفق ما ورد في المادة العلمية.

 

 

 

اللوازم

- لوح ولوازمه أو كراتين وأقلام.

 

 

 

ماذا علينا أن نفعل أثناء الاجتماع ليكون مثمراً؟

1- الالتزام بالوقت المحدَّد افتتاحاً واختتاماً. 

2- افتتاح الاجتماع واختتامه وفق النّظام المعتمَد (في الافتتاح: قراءة قرآن، حديث عن الإمام المهدي (عجل الله فرجه)...).

3- تسجيل أسماء الحاضرين.

4- تنظيم الأدوار، وتوجيه المناقشة حسب جدول الأعمال. 

5- تقسيم وتجزئة الوقت حسب بنود جدول الأعمال. 

6- تحديد التكاليف والقرارات.

7- متابعة تكاليف الجلسة الماضية. 

8- أن لا يتجاوز الاجتماع المدّة المحدّدة في جدول الأعمال. 

9- تحديد العاجل من الأمور في نهاية الاجتماع.

10- التّفاعل من خلال:  

- الحضور في الوقت المحدّد. 

- تقديم أفكار مفيدة. 

- تجنُّب مقاطعة الكلام وتبادل الاتهامات. 

- عدم الإسراع في إصدار أحكام غير ناضجةٍ ومتكاملة. 
        

 

 

أسباب فشل الاجتماع

1. الإعداد أو التحضير غير الجيّد.

2. عدم وجود هدف للاجتماع.

3. طول فترة الاجتماع.

4. الإدارة الضّعيفة للاجتماع.

5. عدم التّصرُّف بجدّية خلال الاجتماع.

 

 

الطريقة

- يحضّر المدرّب بطاقات مكتوبٌ على كل واحدة منها إحدى الخطوات الواردة في الفقرة.

- يقسّم اللوح إلى 3 أقسام (رئيس الاجتماع، أمين السر، المشارك في الاجتماع).

- يوزّع البطاقات على الجماعات.

- يطلب من كل جماعة وضع البطاقات التي بحوزتها على اللوح تحت العنوان المناسب.

- يصوّب المدرّب، ويعقّب وفق المادة العلمية.

 

 

 

اللوازم

- لوح ولوازمه.

- كراتين.

 

 

ماذا علينا أن نفعل بعد الاجتماع ليكون مثمراً؟

- يقوم رئيس الاجتماع بـ: 

1. متابعة وصول جدول المقرّرات للمشاركين  عبر سؤال أمين السرّ.

2. التأكُّد من أمين السرّ أنّه تابع تنفيذ التكاليف مع المشاركين. 

- يقوم أمينُ السرّ بعد الاجتماع بـ:

1. إعادة صياغة محضر الاجتماع وكتابته وأرشفته.

2. توزيع جدول التكاليف والمقرّرات.

3. متابعة تنفيذ القرارات والتكالي ف، ورفع تقرير لرئيس الاجتماع.

- يقوم كل مشارك بـ: 

1- مراجعة جدول المقرارات والتكاليف. 

2- تنفيذ ما هو مطلوب منه في الوقت المتَّفَق عليه (الالتزام).

3- إبلاغ أمين السرّ بالنتيجة. 

 

 

تقييم

يتحقَّق الغرض من خلال إدارة المشارك اجتماعاً لأفراد طليعته أثناء الدورة.