كيف تتم المتابعة والتقويم؟

متابعة وتقويم شاغلي المهام

من أجل التّحسين المستمرّ للكشفيّة فمن المهمّ أن تكون هناك متابعة مستمرّة لشاغلي المهام المختلفة، وهدف هذه العمليّة هو تقويم المهمّة الّتي تنفّذ وتقويم أعضاء فريق العمل، وبذلك يمكن أن نضمن وصول القائد المرشّح إلى تحقيق الأهداف الّتي وضعت في بداية فترة التّكليف بالمهمّة، كما تمكّن عمليّة التّقويم من إمكانية الوصول إلى مهمّة أخرى مناسبة لقدرات القائد المرشّح، واتخاذ قرار صحيح في المستقبل.

إنّ القرار الذي يتمّ اتّخاذه يكون نتيجةً لتقويم أداء القائد في المهمّة، ويرتكز على أساس الاتّفاق المتبادل الذي تمّ مسبقاً، وهذه المتابعة يمكن أن تؤدّي إلى التّجديد لمهمّة القائد في نفس المكان، أو إعادة تكليفه بمهمّةٍ أخرى، أو تركه المهمّة لعضو آخر أكثر ملاءمةً لها.

وعمليّة التّكليف بمهمّة أخرى تأخذ بعين الاعتبار رغبة كلّ من القائد والجهة المسؤولة عنه، والمبدأ الأساسي هو وضع الشّخص المناسب في المكان المناسب، وبالطّبع ربّما يريد القائد أن يبحث عن تحديّاتٍ جديدة.

وإعادة التّكليف تتطلّب اتفاقاً جديداً أو خطةً جديدةً للتّنمية الشّخصيّة تلائم متطلّبات المهمّة الجديدة، واندماج القائد في مجموعة عمل جديدة، ومن المهمّ جدّاً أن نضمن أنّ العمليّة ككلّ تكون واضحة ومحدّدة.

أمّا تجديد المهمّة فهو يعني التّأكيد على أنّ القائد سوف يستمرّ في نفس منصبه لفترةٍ جديدة، ويتمّ هذا القرار عندما يكون لدى القائد الرّغبة في ذلك وحينما يكون أداؤه ناجحاً.

ولا يجب أن يتمّ التّجديد تلقائيّاً، بل يتطلّب اتفاقاً جديداً، مع وضع المهارات المكتسبة في الاعتبار، وبعض المجالات التي ربّما تحتاج لمزيدٍ من التّحسين، وسوف يكون هناك حاجةً أيضاً للتعرّف على التطلّعات الجديدة للقائد وخطّة تنمية شخصيّة جديدة له.

أمّا عمليّة ترك المهمّة، فيجب النّظر إلى هذا القرار بشكل طبيعي كبديلٍ محتملٍ في إدارة الموارد القياديّة، فالقائد الّذي يقرّر إنهاء تكليفه بمهمّة معينة ولا يرغب في استمراره بالعمل فهذا يُعدّ قراراً شخصياً، وبالطّبع فإنّ قرار عدم الاستقرار وترك المهمّة يسبّب بعض الإحباط لدى القائد.
ولكن من المهمّ التّأكيد على مجموعة من الملاحظات:

• ترك المهمّة يعتبر مسألة ذاتيّة التّوجيه من خلال عمليّة تقييم شخصي للذات.

• إذا لم يكن لدى الفرد المزيد من الإضافة والمساهمة الفعّالة فيجب أن يبادر بطوعه بالانسحاب وترك الفرصة لغيره من القادة.

• ضرورة الاعتراف بمساهمات وإنجازات من يتركون مهامهم وتقديرهم.

• أهميّة التّرحيب الدّائم بمن تركوا مهامهم واستمرار العلاقات معهم ودعوتهم لأي مهام خاصّة إذا دعت الحاجة.

وبوجود هذا الشّكل من العلاقة المستمرّة سوف يكون هناك قبولاً بمفهوم ترك المهمّة واستمرار التّواصل بين الأجيال .