السر في ملفك

سلسلة الموضوعات التدريبية لأمناء السر

هي سلسلة من الموضوعات والمقالات التدريبية والتأهيلية التي تساعد أمين السر في أداء مهامه الموكلة إليه بشكل أفضل. ستدرج في الفترة الممتدة من تاريخ 19/04/2012 حتى تاريخ 19/05/2012 لذا ترقبونا.

إليكم الموضوع الأول--------------->

مواصفات أمين السر

الهدف: توضيح المواصفات اللازمة لأمين السر للعمل على اكتسابها.

المواصفات الواجب توافرها في أمين السر هي:

أولا: الصفات الشخصية :

1- حسن المظهر والهندام: ويتوسع ليشمل الجلوس بطريقة صحيحة على مكتبه، وعدم استخدام مكتبه كمائدة للطعام، مما قد يعطي انطباعاً سيئاً عن العمل.

2-الأمانة على الأسرار: فمن يذيع أو ينشر أو يفشي معلومات وأسرار العمل لا يصلح للعمل في مجال أمانة السر.

3- قوة الشخصية: ولا يكون ذلك من خلال ظهوره كشخص قوي، وإنما من خلال ثقافته وثقته بنفسه وبقدراته، وشجاعته الكافية للاعتراف بأخطائه، ...

4- حسن التصرف: المقصود بذلك هو التصرف السليم في المواقف الحرجة التي قد يتعرض لها أمين السر دون اللجوء للكذب، بل يلجأ إلى التفكير السليم في كيفية الخروج من المواقف الحرجة.

5- قوة الذاكرة: حيث تساعد قوة الذاكرة لدى أمين السر في تذكره واسترجاعه للكثير من الأمور الشفوية التي يتعرض لها.

6- الالتزام بمواعيد العمل بدقة: يجب أن يحرص أمين السر على الالتزام بمواعيد العمل بدقة، فيكون أول من يحضر إلى الاجتماعات والنشاطات والدروس و...، فيكون قدوة بذلك لبقية القادة، مما يساعده في إرشاد القادة لهذا الأمر. وبالتالي تنظيم الوقت والاستفادة منه وتقبلهم لإرشاده.

7- المرونة في التفكير وحب التغيير: يحب على أمين السر أن يتسم بالمرونة في التفكير عند مناقشة أي موضوع وعدم التمسك برأيه الشخصي، كما يجب عليه دائماً البحث عن كل جديد من خلال المناقشات الحادة مع الغير ومن بيوت الخبرة .

8- الإخلاص وحب للعمل: يجب على أمين السر أن يكون مخلصاً في عمله وأداء واجباته، صادقاً في تقديم أي مشورة تطلب منه.

9-هدوء الأعصاب: إن عمل أمانة السر من الأعمال التي تتميز بكثرة الاحتكاك بأفراد من نوعيات مختلفة، فمنهم الزملاء، وكبار المسؤولين والجمهور، فيجب أن يكون أمين السر من الأفراد الذين لديهم القدرة على ضبط انفعالاتهم.

ثانيا: الصفات العلمية:

الصفات العلمية يمكن للكثير اكتسابها، بقدر من التعليم والتدريب، وخاصة في معاهد أمانة السر ومراكز التدريب المتخصصة في ذلك، والتي تعمل على تنمية قدرات ومهارات أمين السر في مختلف أعمال أمان السر . بشرط أن يكون أمين السر مصراً على تعلمها والتدرب عليها، ونذكر اثنين منها:

1) معرفة النواحي المتعلقة بالاتصالات الكتابية، والتي تشمل ما يلي:

1- إعداد وصياغة المراسلات بمختلف أنواعها، سواء كان ذلك التعرف على النواحي الشكلية للمراسلات أو النواحي الموضوعية.

2- تنفيذ إجراءات البريد الصادر، وكيفية تداول المراسلات الداخلية بين الإدارات .

3- مهارة استخدام الأجهزة المكتبية.

2) الإلمام بالطرق العلمية السليمة لتنظيم حفظ المعلومات: ومن الأمور الأساسية واللازمة لأمين السر أن يلم بطريقة علمية وعملية سليمة بالأسلوب السليم لتنظيم المعلومات بدءاً من تصنيفها وترقيمها، إلى إعداد الفهارس لها، حتى يتمكن أمين السر من الوصول إلى أية معلومات تكون مطلوبة بأسرع وقت وأقل جهد.

أمانة السر: مفهومها، تطورها وأنواعها

 

الهدف : الاطلاع على مفهوم أمانة السر وتطورها وأنواعها.

 

أولاً: مفهوم أمانة السر secretary.

مفهوم أمانة السر أو أمانة السر: السكرتير أو السكرتاريا هي كلمة إنكليزية مشتقة من كلمة secret التي تترجم إلى اللغة العربية بكلمة "سر".

لذلك، فإن تعبير سكرتارية يمثل مرادفاً لعبارة "أمانة السر " وبالتالي فإن تعبير سكرتير يمثل مرادفاً لعبارة " أمين السر".

أما اصطلاحا،ً فإن أمانة السر هي ذلك الجهاز المساعد من العاملين الذي يعاون المديرين في الأعمال المكتبية اللازمة، من معالجة الاتصالات من مكاتبات ومكالمات وواردات ومحفوظات واستقبالات وما شابه .

أما أمين السر "السكرتير"، فهو ذلك الشخص الذي يقوم بمساعدة مديره في ترتيب أعماله وحفظ معلوماته وأسراره وإدارة وقته وما شابه.

ثانياً: تطور أمانة السر:

عرفت الأعمال المكتبية منذ آلاف السنين، ولكن بصورة مبسطة، ولعل ذلك يعود إلى محدودية وصغر حجم المنظمات والمشاريع الخاصة وبالتالي محدودية أنشطة وعلاقات ومعاملات وجماهير هذه المنظمات والمشاريع، وهذه المحدودية مكّنت أصحاب هذه المنظمات والمشاريع أو القيمين عليها، من تأدية الأعمال المكتبية اللازمة لتسيير شؤونها وإدارتها دون كبير جهد وعناء وتكلفة، ودون اللجوء إلى المساعدة في هذا المجال.

ومع توسع المنظمات والمشاريع وتشعب أعمالها، توسع مجال الأعمال المكتبية، وتطورت وسائلها وأساليبها وأنماطها، على مستوى الكتابة والنسخ، باعتماد الآلة الكاتبة، والحاسوب الإلكتروني (الكمبيوتر)، والاتصالات الكتابية، والحفظ من خلال المصغرات الفيلمية والأقراص الضوئية، وتحسين أسلوب أداء أمناء السر، مما انعكس إيجابياً على نظرة الإدارة للأعمال المكتبية والعاملين فيها.

تنبيه: إن الاعتقاد بأن أي فرد يمكنه القيام بالعمل المكتبي هو اعتقاد نابع من الجهل، وعدم إدراك أهمية هذا العمل الذي يتطلب قدراً كبيراً من المهارات والمواصفات الشخصية والعلمية.

ثالثاًً: أنواع أمانة السر

يمكن التمييز بين ثلاثة أنواع من أمانة السر، هي التالية:

1. أمين السر الخاص: هو أحد أفراد جهاز أمانة السر، يتمتع بمواصفات معينة، ويتميز بكفاءته، وإخلاصه لعمله، ويحظى بثقة رئيسه. ويمكن تلخيص مهامه بتنظيم وقت رئيسه، وتحديد المواعيد والزيارات، والرد على المكالمات الهاتفية، وحفظ أمانة السر الخاصة بمكتب رئيسه، ومعاونته في عقد الاجتماعات، واطلاعه على ما تنشره الصحف الخاصة التي يطلبها منه. ويقوم بهذه المهمة فرد واحد أو عدة أفراد، تبعاً لحجم العمل.

2. أمين السر المتخصص: هو ذلك الشخص الذي يختص بمجال عمل محدد، كالمجال القانوني، أو الصحفي. ويمكن تلخيص مهام بدراسة القضايا التي تقدم من الرئيس،وملازمته في الاجتماعات المتعلقة باختصاصه، ومتابعة المستجدات والتطورات في مجال تخصصه، وتزويد رئيسه بها.

3. أمانة السر العامة: تتلخص أبرز مهام هذا النوع من أمانة السر بضبط البريد الصادر والوارد، ومعالجة الاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة، والإعداد للاجتماعات، واستقبال الزوار، وتحديد المواعيد، وحفظ وتصنيف وفهرسة الأرشيف وصيانته، وإعداد النماذج اللازمة لتسهيل إجراءات العمل...

دور ومهام أمين السر في الفوج والقطاع

أولاً: دور أمين السر

1. يدير أمانة السر.

2. ينظّم الملفات والوثائق التي يحتاجها ضمن دائرة عمله.

3. يعدّ التقارير الدورية على أنواعها.

4. يعدّ ويتابع محاضر الجلسات ومقرّراتها، وينظّم جدول أعمال الجلسات على أنواعها.

5. يعدّ ويتابع التقييم الدوري للكشفيين العاملين ضمن دائرة عمله.

6. ينظّم حركة البريد الصادر والوارد.

7. يقوم بصياغة الرسائل الرسمية الصادرة عن دائرة عمله.

 

مهام وصلاحيات أمين سر الفوج/ القطاع

ثانياً: في مهام وصلاحيات أمين سر القطاع

يتولى أمين سر القطاع المهام والصلاحيات التالية:

1. يعد ويقترح الخطة السنوية لأمانته على مجلس قيادة القطاع.

2. يعد التقارير الشهرية والسنوية لقطاعه.

3. يدون محاضر جلسات مجلس قطاعه.

4. يعتبر مسؤولاً عن التغطية الإدارية للأنشطة الكشفية التي يقوم بها القطاع، ويحفظ ما يسجل عنها من نماذج واستمارات وغير ذلك.

5. يدرس التقارير المرفوعة من الأفواج ويبدي ملاحظاته عليها.

6. ينظم جدول أعمال جلسات مجلس قطاعه.

7. يراقب تطبيق الأنظمة الإدارية الصادرة عن القطاع.

8. ينظم الملفات والدفاتر الإدارية وفقًا للنظام.

ثالثًا- في مهام وصلاحيات أمين سر الفوج

يتولى أمين سر الفوج المهام والصلاحيات التالية:

1. يعد ويقترح الخطة السنوية لأمانته على مجلس قيادة الفوج.

2. يعد التقارير الشهرية والسنوية لفوجه.

3. يدون محاضر جلسات مجلس قيادة الفوج.

4. يعتبر مسؤولاً عن التغطية الإدارية لأنشطة الفوج، ويحفظ ما يسجل عنها من نماذج واستمارات وغير ذلك.

5. ينظم جدول أعمال جلسات مجلس الفوج.

6. ينظم الملفات والدفاتر الإدارية.

7. يعتبر مسؤولاً عن عملية الانتساب إلى فوجه.

8. يعتبر مسؤولاً عن تطبيق الأنظمة في فوجه.

9. يشرف على أمناء سر الوحدات .

10. يتابع الأفراد في فوجه وتقييمهم.

كتمان السر وأداء الأمانة

الهدف: بيان أهمية كتمان السر وأداء الأمانة في الإسلام، وآثارها في الدنيا والآخرة، لحثّ القائد على التحلّي بها دائماً.

تمهيد

قال تعالى:{والذين هم لأماناتهم وعهدهم راعون } (المؤمنون: 8).

إن من الفضائل التي يجب على الإنسان المؤمن التحلي بها، كتمان السر وأداء الأمانة. تعريف السر والأمانة.

وكتمان السر هو ما تكتمه وما تخفيه عن الآخرين، وكشفه منهي عنه لما فيه من الإيذاء، والسر منه ما يتعلق بك خاصة، ولك الحرية في البوح به أو الاحتفاظ فيه، ومنه ما تعلمه عن الآخرين ، ومن الإيذاء كشفه أو تبيانه، ويجب عليك كتمانه.

أما الأمانة، فهي المحافظة على الحقوق التي أمر الله بها. وهي لا تقتصر على المحافظة على حقوق الناس في الأموال، بل المحافظة على كل شيء يأتمنونه عليه.

آثار كتمان وإفشائه:

إن الأمور والأعمال الناجحة كانت دوماً مقرونة بالكتمان، وكلما كان العمل مكتوباً كان ناجحاً أكثر، فقد ورد عن الإمام علي (ع): (أنجح الأمور ما أحاط بها الكتمان). (البرنامج التعليمي للأخلاق والآداب ص 61).

فمن آثار كتمان السر:

- نجاح العمل.

- اكتساب ثقة الناس. ومن المهم جداً أن تصبح موضع أسرار الناس، وأن تفرج عنهم.

ومن آثار إفشاء السر:

- فشل الأعمال، وخاصة التي تحوي أسراراً.

- أذية الناس بما تعرفه عنهم، وهتك حرمهم.

واعلم أن السر أسيرك، فإن أفشيت سرك أصبحت أسيره، وعليك أن تتحمل أعباء إفشائك إياه. فقد تخسر عملك، وتخسر ثقة الناس بك، وتضيع جهوداً وحقوقاً للآخرين.

وأخيراًإن السر إذا جاوز اثنين أفشي، فحاول دون ذلك.

- عن الصادق (عليه السلام) أنه قال: (لا تفشِ سراً لعزيز، فإن لكل عزيزٍ عزيز).

آثار أداء الأمانة:

ورد عن الإمام الصادق (عليه السلام) أنه قال : ( من ائتمن على أمانة فأدّاها فقد حلّ ألف عقدة من عنقه من عقد النار) (روضة الواعظين - س:508هـ ج2 ص256)

وعنه (عليه السلام): (أحب العباد إلى الله عز وجل رجل صدوق في حديثه، محافظ على صلاته ما افترض الله عليه، مع أداء الأمانة) (ثواب الأعمال وعقابها ص495)

وعندما يقول (عليه السلام): (عليكم بالورع وصدق الحديث وأداء الأمانة... تكونوا معنا في الرفيق الأعلى) (ثواب الأعمال وعقابها ص510)

نستنتج مما تقدم ما يلي:

على مستوى الآخرة:

- عتق من النار.

- الفوز بحب الله ورضاه.

- قرب المسكن من أهل البيت (عليهم السلام).

على مستوى الدنيا:

- الغنى وطرد الفقر:
عن رسول الله (ص): (أداء الأمانة تجلب الرزق، والخيانة تجلب الفقر) (الكافي، ج5 ص133)

- السلم من أخطار الدنيا:
عن لقمان: "يا بني، أدِّ الأمانة تسلم لك دنياك وأخرتك، وكن أميناً تكن غنياً) (البرنامج التعليمي للأخلاق والآداب الإسلامية، ص136)
- اكتساب ملكة الصدق؛ لأنه مقرون بأداء الأمانة.
فعن علي (عليه السلام) أنه قال: (الأمانة تؤدي إلى الصدق) (البرنامج التعليمي للأخلاق والآداب الإسلامية ص 136)

- تعزيز عامل الثقة بين الناس.

- انتشار الخير في المجتمع.
ورد عن رسول الله (ص): (لا تزال أمتي بخير ما تحابّو وأدّوا الأمانة). (ثواب الأعمال وعقابها ص512)

وجه الارتباط بين أداء الأمانة وكتمان السر:

إن أداء الأمانة يكون أحياناً في كتمانك الأسرار عملك الذي تقوم به، فلا يخرج منك شيء منه لأحد قط إلا الذي له علاقة بنفس العمل.
قال أبو عبد الله الصادق(عليه السلام): (من غسل ميتاً مؤمناً فأدّى فيه الأمانة غفر له. قيل: وكيف يؤدي فيه الأمانة)؟ قال: (لا يخبر أحداً بما رأى). (المقنع، الشيخ الصدوق ص 61)

فهذا يدل على أن الذي يغسل الميت، لا يجوز له أن يتكلم عما رآه في جثة الميت، إذ أنه سر بينه وبين الميت، وتأدية الأمانة أن لا يفشي السر.

ونشير في هذا الصدد إلى أن: أداء الأمانة إلى.... يختلف عن أداء الأمانة في .....

أداء الأمانة إلى... تعني: (في عمل، في حفظ سر، في كتمان قول...) هو أن لا تبوح بطبيعة ذلك أبداً، فأداء الأمانة في العمل هو كتمان أسرار العمل.

ولا ضير من الإشارة إلى أن من أهم نتائج كتمان السر، العمل الناجح، ونجاح العمل، وإضافة الخير والبركة على العمل السري.
فعن علي (عليه السلام): (جمع خير الدنيا والآخرة في كتمان السر و مصادقة الأخيار، وجمع الشر في الإذاعة ومؤاخاة الأشرار) (مستدرك الوسائل- ج8 ص328).

علامات الخائن للأمانة:

للخائن علامات عديدة منها:

- قلة الإيمان وعصيان الله:
فعن النبي (ص): (لا إيمان لمن لا أمانة له). (ثواب الأعمال وعقابها ص566)

- قطع الأرحام وبعض الصالحين.

- وعدم الوفاء بالعهود، والغدر والغش في كل شيء.

- إيذاء الناس والجيران.

- الظلم للنفس والناس:
فعن رسول الله (ص) قال: (علامة الخائن أربعة: عصيان الرحمن، وأذى الجيران, وبغض الأقران, والقرب إلى الطغيان). (البرنامج التعليمي ص139)

اقتران الصدق بأداء الأمانة:

نلاحظ في أحاديث أهل البيت (ع) اقتران الصدق بأداء الأمانة، وهذه لفتة إلى أن العلاقة وطيدة بين الاثنين.

فالصدق من مكارم أخلاق اللسان، وكتمان السر وأداء الأمانة من مكارم أخلاق العمل، واقترانهما في شخصية تدل على أن ذلك سمة من سمات الشخص، والتدرب على واحدة ليكسب الإنسان الأخرى، وتنمي الشخصية الصالحة عليها.

وعلى كل حال، فالصادق يتحلى بأداء الأمانة، وأداء الأمانة دليل على صدق مؤديها.

ومن الملفت أن الناس كانت تلقّب النبي(ص) الصادق الأمين؛ لما لهاتين الصفتين من أهمية من حيث حاجة الناس إليها في تعاملهم.
فالصدق يساعد الناس في المعاملات، وأداء الأمانة يعلّقهم ويوحدهم ببعضهم أكثر، ويجعل العلاقات متطورة ومضبوطة بشكل أكبر.
ونختم بقول رسول الله (ص) : (الحديث بينكم أمانة) (البرنامج التعليمي ص 60)

فصدق اللسان صدق الحديث، وكتمان السر، وصدق العمل أداء الأمانة.

والحمد لله رب العالمين

 

 

سجلات أمانة السر

الهدف: معرفة أهمية وأنواع السجلات والرسائل، وكيفية العمل بها.

تمهيد

يحتاج الفوج الكشفي، كونه يتكون من مجموعة أفراد يمارسون نشاطهم الإداري إلى جانب نشاطهم الكشفي، إلى مجموعة من الملفات والسجلات التي تُحفَظ فيها الوثائق والمستندات المتداولة أثناء سير أعماله. وهي تختلف أهميةً وكماً ونوعاً من مجلس إلى آخر. وأمانة السر في الفوج هي التي تحتوي هذه الملفات والسجلات وتحافظ عليها، وتنظم عملية الاستفادة منها كأفضل ما يكون بإدارة وحرص أمين السر.

 

أهمية السجلات والرسائل

تتمثل أهمية السجلات والرسائل في أنها:

تحفظ خطياً كل نشاطات الفوج، وعلى كافة المستويات.

تساعد عميد الفوج على وضع خطط عمله والبرامج الشهرية والسنوية.

تساعد على الاستمرارية في حياة الفوج، وخاصة عند إجراء التغييرات في قيادته أو مجلس قيادته أو انتقال أحد الأعضاء، أو ترقيته.

تسهل مهمة مجلس القيادة في التخطيط والتنظيم والمتابعة والمراقبة.

تبين مدى تقدم الفوج أو تراجعه.

تقدم صورة واضحة عن مجريات العمل داخل الفوج للقيمين على العمل.

تحفظ ممتلكات الفوج (عند تسجيل التجهيزات والأدوات الفنية،...).

تعكس صورة شفافة عن الحركة المالية للفوج.

تعتبر بمثابة تاريخ مبسط عن المراحل التي يمر بها الفوج.

ما هي هذه السجلات

1- سجل التقارير:

ويتضمن:

- ملف التقارير الشهرية للفوج.
- ملف التقارير للوحدات.
- ملف التقارير الشهرية للأمناء.
- ملف التقارير السنوية.

2- سجل الجلسات:

ويتضمن:

- الجلسات العامة لقيادة الفوج.
- الجلسات الاختصاصية للأمانات.

3- السجل الذهبي:

وتحفظ فيه التنويهات الموجهة إلى الفوج، أو قادته، أو المعلومات التي تختصر النشاطات والمسابقات التي فاز فيها الفوج ...

4- سجل الأعضاء(القادة/العناصر):

ويحتوي على الملفات الشخصية للأعضاء والتي تشمل:

البطاقة الشخصية للعضو الكشفي: اسمه، اسم الأب، اسم الأم، تاريخ ومحل الولادة.

البطاقة الصحية للعضو الكشفي: الأمراض، الإصابات، فئة الدم، ...

البطاقة الكشفية للعضو الكشفي: الدورات الكشفية، المهارات، ...

البطاقة العلمية والثقافية للعضو الكشفي: مرحلة الدراسة، المؤسسة التعليمية، ...

البطاقة الفنية للعضو الكشفي: الدورات الفنية، المهارات والهوايات، ...

وبالإضافة إلى هذه البطاقات التي يحتوي عليها الملف الواحد للعضو، يمكن أن يضاف إليها بطاقة تقييم تشمل الصفات الشخصية والنفسية والعملية له.

5- سجل الأنشطة:

ويسجل فيه كافة الأنشطة التي قام بها الفوج. ومن المهم أن يشمل الخطة الموضوعة للنشاط قبل القيام به، والتقييم الذي تم بعده.

6- سجل الصادر والوارد (أو سجل الرسائل):

تقسم البيئة التي تحيط بالفوج إلى قسمين:

بيئة داخلية: وهي الجمعية بكافة مستوياتها: القطاع الذي ينتمي إليه الفوج، الأفواج الأخرى في نفس القطاع، القطاع، والقطاعات الأخرى، مفوضية المحافظة، المفوضيات الأخرى، والمفوضية العامة...

بيئة خارجية: وهي كل ما يحيط بالوحدة من خارج الجمعية، كالمدارس والأهالي، والمحلات التجارية، والمؤسسات الإعلامية والاجتماعية، والجمعيات الكشفية الأخرى، والشخصيات الاجتماعية ...الخ

وعليه فإن الرسائل التي بحوزة الوحدة تقسم إلى:

الرسالة الصادرة: وتقسم إلى قسمين: صادرة إلى الخارج، وصادرة إلى الداخل.

الرسالة الواردة: وتقسم إلى قسمين: واردة من الداخل، وواردة من الخارج.

7- سجل المستندات:

ويتضمن:

- ملف التعاميم.
- ملف العقود.

أمانة سر الاجتماعات

الهدف: إلمام أمناء السر بدورهم في الاجتماعات.

تلعب الاجتماعات دوراً هاماً في مختلف الجماعات والمنظمات الإنسانية على اختلاف ومتى نحصّل الاستفادة المثلى منها، ينبغي تنظيمها والتحضر لها ومتابعتها بعد انتهائها، وهذا يستلزم متطلبات عديدة، تعنى بها أمانة السر بشكل مباشر.

متطلبات أمانة سر الاجتماعات:

الواقع أن الدور الذي يلعبه أمين سر الاجتماع يتطلب توافر عدد من المهارات والخبرات والقدرات حتى يؤدي عمله على أكمل وجه، منها:

1. معرفة تامة بالجوانب الشكلية من إدارة الاجتماعات والمصطلحات الفنية المختلفة المستخدمة في هذه الاجتماعات.

2. فهم دقيق لسلطات واختصاصات الاجتماع الذي يقوم بأمانة سره.

3. إلمام شامل بالنشاط المتعدد الذي تقوم به المنظمة التي يبحث الاجتماع بعض الشؤون والمسائل المتصلة بها، ومعرفة بعض الجوانب الفنية التي تدول حولها المناقشات.

4. توافر مستوى مرتفع من المعرفة بأصول وقواعد اللغة العربية، حتى يمكنه تسجيل ما يدور في الاجتماعات، وكتابة المذكرات والتقارير المتصلة بهذه الاجتماعات بلغة سليمة دون حاجة إلى شغل وقت المدير في تصحيح الأخطاء اللغوية.

5. توافر بعض المهارات المساعدة، مثل الكتابة على الكمبيوتر، وحسن استخدامه.

6. قدرة أمين سر الاجتماع على الاتصال الجيد، وفهم ما يسمع، واختيار الأمور الهامة، التي تجري في الاجتماع، والاهتمام بتسجيلها، وعدم التركيز على بعض الأحاديث والمناقشات الجانبية، التي تجري في الاجتماع وليست ذات قيمة بالنسبة للموضوع المعروض للمناقشة.

7. ضرورة تمتع أمين سر الاجتماع بشخصية متزنة مع قدر مناسب من الثقة بالنفس يمكنه من أن يستوضح بعض الأمور التي غمضت عليه عند قيامه بعملية تسجيل ما يجري في الاجتماع.

8. كتمان السر، فكثيراً ما تجري داخل الاجتماعات مناقشة موضوعات لم يستقر بالنسبة لها رأي أعضاء الاجتماع، أو أجّلت أو أحيلت لمزيد من الدراسة والبحث.

 

دور أمين السر في الاجتماعات

يمكن تقسيم دور أمين السر في إدارة الاجتماعات إلى ثلاث مراحل

1- دور أمين السر قبل الاجتماع:

يقوم أمين السر بعدد من الأعمال قبل الاجتماع، ومن هذه الأعمال:

1. تجهيز الموضوعات.

2. إعداد جدول الأعمال.

3. الدعوة إلى الاجتماع.

4. اختيار وتجهيز غرفة الاجتماع.

2- دور أمين السر في يوم الاجتماع:

1. يجب أن يبدأ أمين السر بالتأكد من أن كافة الترتيبات سليمة من حيث المكان المخصص والتجهيزات اللازمة،واستقبال الأعضاء.

2. عند اكتمال الأعضاء في الموعد المحدد للاجتماع، يتوجه أمين السر إلى الرئيس لإبلاغه بمن حضر أو اعتذر، ودعوته للبدء بالاجتماع.

3. مساعدة الرئيس في إدارة الاجتماع، وذلك من خلال تلاوة القرارات والتوصيات،ومعالجة أية متطلبات من خارج القاعة، مثل المكالمات الهاتفية للاجتماع، أو أية مستندات إضافية مطلوبة.

4. التدخل بين المتجادلين لفض الجدل بينهم بطريقة لبقة.

5. التدخل لتشجيع الأعضاء على المشاركة، إذا لاحظ سيطرة أحدهم على الاجتماع.

6. التدخل لإعادة النقاش إلى نصابه ومحوره المحدد من خلال سؤال الخارجين عن الموضوع عن كيفية الربط بين ما يقولونه وموضوعات الاجتماع.

7. لفت نظر الرئيس بكل لياقة، إذا خرج عن جدول الأعمال.

8. تسجيل وقائع الاجتماع والقرارات التي يتم التوصل إليها، مع الاختصار غير المخلّ بالمعنى.

3- دور أمين السر بعد الاجتماع:

1- إعداد محضر الاجتماع.

2- النسخ عن محضر الجلسة.

3-إعلان القرارات.

4- متابعة تنفيذ القرارات.

 

مواصفات محضر الاجتماع الجيد:

لمحضر الاجتماع شروط يجب أن تتوافر فيه، ومن هذه الشروط:
1) أن يكون محضر الاجتماع صحيحا، أي أن يصف بصدق حقيقة ما جرى في الاجتماع من مناقشات وما اتخذ فيه من قرارات.

2) أن يكون محضر الاجتماع مختصراً قدر الإمكان على ألا يكون هذا الاختصار مخلا،ً مع التركيز على الأمور الهامة التي نوقشت والقرارات التي اتخذت.

3) أن يكون محضر الاجتماع واضحاً بحيث يمكن للعضو الغائب عن الاجتماع أو لأي فرد غيره مهتم بأمر هذا الاجتماع أن يدرك ويفهم بوضوح حقيقة ما جرى داخل الاجتماع من مجرد قراءته محضر هذا الاجتماع. وعلى هذا، فمحضر الاجتماع يجب أن يصاغ بلغة سليمة، ويعكس فكراً واضحاً محدداً.

الاجتماعات

الهدف: التعرف على أهمية وضرورة الاجتماعات، وحسن تطبيق الخطوات الصحيحة للاجتماع الناجح.

 

يمثل الاجتماع نوعاً من أنواع الاتصال الشفهي المباشر، وهو لقاء بين شخصين أو أكثر متنوعي الخبرات والمعارف والاتجاهات للتداول والتشاور وتبادل الآراء والأفكار في شأن ما أو مشكلة معينة، لتحقيق أهداف محددة.

 

أنواع الاجتماعات:

يمكن تصنيف الاجتماعات تبعا لعدة أسس، منها:

أولاً: من حيث زمان عقدها تنقسم إلى:

اجتماعات دورية:

وهي خاصة بمناقشة سير العمل، وتعقد بصورة دورية لمناقشة الإنجازات ومتابعة الأعمال المطلوبة، ومحاولة حل المشكلات المختلفة.

اجتماعات طارئة:
ثانياً: من حيث حساسية الموضوعات: تنقسم إلى ما يأتي:

اجتماعات سرية: تخصص لمناقشة المشاكل الداخلية لمنظمة معينة والتي تتعرض للموضوعات السرية.

اجتماعات علنية: تخصص لمناقشة المشاكل العادية للمنظمة.

 

من حيث الشكليات: تنقسم إلى ما يأتي:

اجتماعات رسمية:

تعقد وفق إجراءات نظامية ومكتبية محددة، في موعد محدد، وأسماء محددة.

اجتماعات غير رسمية:

هي من أهم وسائل تبادل الآراء، وتتسم بالاستغناء عن كثير من التصرفات الرسمية وإزالة الكلفة.

 

 

أهمية الاجتماعات:

أهمية الاجتماع:

رغم اختلاف النظرة لها من شخص إلى آخر، فإن الاجتماعات كانت ولا تزال وسيلة اتصال جماعية فعالة ومهمة تمثل مبدأ المشاركة في الإدارة، من خلال التبادل المباشر والحر والموضوعي للآراء ووجهات النظر والحقائق.

وتحقق الاجتماعات فوائد عديدة أبرزها ما يلي:

1. المساهمة في تنمية قدرات الأعضاء وبالخصوص في مجال الحديث والإنصات والقدرة على الإقناع.

2. إتاحة الفرصة للأعضاء للتعبير عن وجهات نظرهم بغض النظر عن مستوياتهم مواقعهم في العمل.

3. المساهمة في تجسيد مبدأ المشاركة، وروحية الفريق، ورفع الروح المعنوية للأعضاء.
4. المساهمة في تنمية تعدد وجهات النظر البديلة التي تمثل مدخلاً للإبداع والابتكار.

5. المساهمة في إخراج المدير والمنظمة من حبس النظرة الضيقة المتفردة والمحدودة للأمور.

6. المساهمة في تمتين وتقوية الروابط الاجتماعية بين الأعضاء من خلال إتاحة الفرصة للتعارف وتكوين الصداقات والعلاقات.

7. إتاحة الفرصة لاتخاذ قرارات رشيدة مبنية على خبرات ومعلومات متنوعة.

شروط نجاح الاجتماع:

لا يمكن للاجتماعات أن تحقق الفوائد المرجوة منها إلا إذا توافرت لها عوامل متعددة لضمان نجاحها، ومن هذه العوامل:

1. الابتعاد عن الظاهرة المعروفة بالاجتماعات المفاجئة، والتي لا يعرف سببها ولا يتم الدعوة لها إلا قبل موعدها بساعات قليلة، بل يجب التخطيط الجيد للاجتماع قبل موعده بوقت كاف.

2. ضرورة توافر مكان ملائم للاجتماع وتهيئته مادياً بطريقة ملائمة.

3. ضمان التشكيل الجيد لأعضاء الاجتماع، بدءاً من المدير وضرورة إلمامه بالأنظمة والتعليمات وخبرته في إدارة الاجتماع وسيطرته على المواقف المختلفة، وكذلك حسن اختيار أعضاء الاجتماع.

4. التركيز على موضوعات محددة في المناقشات، وعدم الدخول في مناقشات جانبية، والالتزام قدر الإمكان بجدول أعمال الاجتماع.

الاجتماع الناجح

إن الإيجابيات الكثيرة للاجتماعات لم ولن تمنع من توجيه بعض الانتقادات لها باعتبارها مضيعة للوقت ومهدرة له. وبناء عليه، نجد أن القضية الأساسية ليست البحث في هل نستعمل الاجتماعات أو لا؟ بل يجب أن ينصب بحثنا وجهدنا على كيفية استخدامها بفعالية وعند الحاجة، أي متى نستخدم الاجتماعات؟

كيف يكون لدينا إدارة فاعلة وسليمة لها؟

1. تحديد المشاركين.

2. يجب التأكد من إشراك جميع الأشخاص المعنيين بمواضيع البحث.

3. الاتصال بجميع المدعوين لتذكيرهم بما هو متوقع منهم خلال الاجتماع، إذا أمكن.

4. وضع جدول الأعمال:

• يجب وضع جدول الأعمال بمساعدة جميع المشاركين في الاجتماع.

• يجب تحديد مدة زمنية لكل بند من بنود جدول الأعمال.

• يجب تحديد النتيجة المتوقعة من كل بند من البنود (تصويت، قرار، تكليف..).

• يجب التأكد من أن معظم بنود جدول الأعمال تهم جميع الحاضرين.

• توزيع جدول الأعمال على المشاركين قبل موعد الجلسة، أو يمكن اعتماد تعليقه على لوحة خاصة في غرفة قيادة الفوج قبل يومين.

 

افتتاح الجلسة

1. يجب ابتداء الاجتماع في الوقت المحدد مسبقا.

2. قراءة جدول الأعمال والموافقة عليه بعد تعديله عند الضرورة.

3. تحديد قواعد التعامل.

4. قواعد المشاركة في المناقشات.

5. الالتزام بمواعيد الاجتماعات.

6. الالتزام بمبدأ الاحترام المتبادل.

إدارة الوقت

- عملية إدارة الوقت في الاجتماعات قد تكون واحدة من أصعب المهام، فالوقت يمضي بسرعة والأعمال لا تنتهي.

- إن مهمة إدارة الوقت يجب أن تكون مسؤولية جماعية يلتزم بها جميع الحاضرين.

تقييم الاجتماع:

يجب تقييم مسير الاجتماع تكراراً خلال الاجتماع لتصويب العمل خلال الجلسة نفسها. كذلك يجب فرز فترة في نهاية الاجتماع لتقييم الاجتماع، وأخذ العبر للاجتماعات التالية.

 

اختتام الاجتماع:

1. حاول اختتام الاجتماع ضمن الوقت المحدد.

2. حاول حل جميع الخلافات قبل فض الاجتماع.

3. قم بمراجعة جميع المقررات والمهمات الموكلة.

4. حدد الزمان والمكان للاجتماع المقبل.

5. يفضل قراءة وإقرار محضر الجلسة.

المتابعة:

1. يجب توزيع محاضر الجلسة في مدة 3 أو 4 أيام بعد الاجتماع.

2. يجب متابعة تنفيذ المقررات، و ملاحقة الأعضاء المكلفين بمهمات.

3. يمكن أن يشكل البريد الإلكتروني أداة واعدة لتسهيل هذه المرحلة.

دور قائد الاجتماع

1. إدارة المناقشة بشكل يفسح المجال أمام جميع المشاركين بطريقة عادلة.

2. توضيح نقاط البحث، وخاصة بعد جدل طويل.

3. دفع البحث قدماً وحلّ النزاعات.

4. تلخيص التقدم المحقق وذلك خلال الاجتماع وعند ختام الجلسة.

5. المحافظة على تركيز المجموعة.

6. تغطية جميع النقاط على جدول الأعمال وبطريقة فعالة.

7. التأكد بأن المحضر يؤخذ بطريقة جيدة والمساعدة في صياغة القرارات الحساسة.

المؤثرات السلبية

1. الأحاديث الجانبية والهمس.

2. الإسهاب والإطالة.

3. المداخلات خارج الموضوع.

4. المعارضة للمعارضة.

5. التشبث بالرأي.

6. عدم الانتباه.

7. السكوت.

8. الوصول إلى حائط مسدود.

9. الملل.

آلية اتخاذ القرارات:

بعد تقديم مشروع القرار من الرئيس أو أحد أعضاء المجلس، ودراسته، والتمعن فيه يتم البت فيه بالموافقة أو الرفض، وهذا البت يتم بالتصويت، نظراً لسيادة مبدأ الأغلبية الذي يعطي سلطة التقرير لأغلبية يحددها النظام الداخلي، حيث تكون "النصف + واحد" أو "الثلثين" أو "الثلاثة أرباع" الحضور من الأعضاء، وتعتمد هذه الآلية في المجموعات الكبيرة، والمجموعات المؤلفة من أعضاء ذوي خلفيات مختلفة.

وقد يتخذ القرار بالإجماع، رغم أن ذلك يعقد ويصعب من عملية اتخاذ القرار.

والإجماع آلية تعاونية يشارك فيها الجميع للخروج بقرارات يتبنونها ويدعمونها، وهو يمنح أي عضو من الأعضاء حق النقض (vito).

ويتطلب هذا الأسلوب وقتاً كافياً لبناء إجماع يرضي الجميع.

التقارير

 

الهدف: التعرف على التقارير وأنواعه وأهميته.

تعتبر التقارير شكلاً خاصاً من أشكال الاتصال، ولهذا فإن كثيراً من القواعد التي ينبغي اتباعها عند كتابة التقارير تسري أيضاً وبنفس الكيفية على المراسلات الكتابية بصفة عامة.

أولاً- ماهية وأهمية التقارير:

أ - تعريف التقرير.

يعرّف التقرير بأنه عرض للبيانات والحقائق المتعلقة بموضوع معين، أو مشكلة من مشكلات العمل، عرضاً تحليلياً مبسطاً واستخلاص النتائج، وعرض التوصيات المناسبة في ضوء النتائج التي تم التوصل إليها.

ب - أهمية التقارير:

تتمثل أهمية التقارير في إنها:

1- تزودنا بالحقائق والمعلومات.

2- تسهل عملية التنسيق بين الإدارات (المستويات التنظيمية).

3- تيسير عملية المتابعة والمراقبة.

4- تساعد في التعرف على وجهات النظر المختلفة بالنسبة للمشكلات الموجودة، والعمل على حلها وتحقيق الأهداف.

جـ - أهداف التقارير:

تهدف التقارير للأمور التالية:

1 - عرض نتائج بحث، أو دراسة موضوع معين أو مشكلة لها وزن، ليستفيد من قراءته كل من يطلع عليه.

2 - توجيه سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء معين، أو بوجهة نظر محددة.

3 - إعلام الغير بأمر من الأمور.

ثانياً- أنواع التقارير:

هناك أنواع كثيرة من التقارير مستخدمة حالياً في مختلف المنشآت، ويمكن تقسيمها على أسس عديدة، منها:

1. على أساس الموضوع (إدارية، مالية....)

2. على أساس الزمن (شهرية، سنوية...)

3. على أساس الجهة الموجهة إليها (داخلية، خارجية...)

ثالثاً- الجوانب الشكلية للتقرير:

إن للجوانب الشكلية الأثر الكبير في تحقيق أهداف التقارير، سواء كانت هذه الأهداف عرض نتائج بحث، أو تحريك سلوك الآخرين عن طريق إقناعهم بشيء معين، أو إعلامهم بأمر من الأمور.

وهذه الجوانب على الشكل التالي:

أ- الغلاف: ويتضمن: بيانات المسؤولية، الرقم، اسم التقرير، التاريخ..

ب- قائمة المحتويات: أو الفهرس.

جـ- المستخلص: وهو عبارة صياغة عن الأفكار الأساسية والرئيسية بعبارات قليلة.

د- المقدمة: وتشمل تحديد هدف التقرير ونطاقه، والأسباب الموجبة له...

هـ- المتن: وهو صلب الموضوع، ويتضمن الأقسام الرئيسية والفرعية.

و- التوصيات.