العائد من التدريب

ترغب معظم المؤسّسات في أن تكون قادرة على قياس تكلفة الاستثمار في التدريب مقابل النتائج المتوقعة، ويتمثل التحدي في أنه من الأسهل قياس التكلفة من قياس النتائج ومن الأدوات المفيدة في تحديد التكلفة والتوفير هي أن تقارن بين تكلفة المشارك الواحد وبين التوفير بالنسبة للمشارك الواحد.

أ‌- تكالف التدريب:
تشمل نفقات التدريب:
 نفقات المدرب.
 تصميم التدريب.
 المواد التدريبية.
 شرائط الفيديو وكتب التمارين.
 استئجار القاعات.
 إيجار المعدّات.
 وقت الإنتاج المفقود. (بما فيه بقاء الموظف بعيدا عن وظيفته)
 قاعات وأدوات مؤتمرات الفيديو.
 معدّات الحاسب الآلي المتخصصة.
 الأمور الإدارية. (إجراءات التسجيل، الإخطار بالتسجيل، ...)
 كل هذه التكاليف مقسومة على عدد المشاركين المتوقع تعطينا تكلفة المشارك الواحد.

ب‌- التوفير الذي يحقّقه التدريب:

يشمل التوفير الذي تحققه نشاطات التدريب، التالي:
- خفض نسبة الأخطاء.
- خفض نسبة دوران العملاء.
- خفض عطل المعدّات.
- إزدياد جمع الإيرادات.
- زيادة بدء تشغيل المعدات.
- خفض الدوران الوظيفي عندما يُعْزى الدوران للإشراف الرديء.
- التطبيق السليم للاستراتيجيات الجديدة الخاصة بالعملاء.
- رفع الروح المعنوية في مكان العمل نتيجة لتحسن الأسلوب الإداري.
- تقليل الوقت الذي يفقد نتيجة من جراء الاستماع إلى الشكاوى والتوقف عن العمل نتيجة الإشراف غير الفعّال.
- زيادة إنتاجية الموظفين الجدد نتيجة التدريب التأهيلي الفعّال.
- تقليل تكلفة التعيين. (لأن التدريب يمكنه إعداد موظفين ذوي قدرات وظيفية جاهزة للترقي)

ت‌- رصد الوفورات المالية:
لرصد الوفورات المحتملة من الضروري وضع اهداف للإنجازات لمرحلة ما بعد التدريب، وذلك بتحديد وحساب التغييرات التي سيحدثها التدريب. أهم العناصر في هذه المعادلة هي:
- مستوى الأداء الحالي: (مثال: معدّل 200 خطأ في الشهر، قفل 6 حسابات للعملاء في الشهر، فقد 5 أيام عمل في السنة بسبب توقف العمل)
- ترجم مستوى الأداء الحالي إلى دولارات مثال:
- معدّل 200 خطأ * 5 دقائق لتصحيحها
* 15 دولارا كراتب في الساعة
* 250 دولارا في الشهر.
- حدد التغيير الذي يمكن أن يحدثه التدريب (مثال خفض الأخطاء إلى 50 في الشهر)
- أحسب التوفير الذي ستحدثه المعايير المستهدفة - مثال:
200 خطأ -50 خطأ = تخفيض 150 خطأ شهريا
التوفير = 150 * 5دقائق / 60 *15 دولارا.
= 187.5 دولارا
حدّد الوقت المناسب لتحقيق توفير معتمد على توقعاتك الجيدة في العمل بخصوص العناصر التي تبقى على أخطاء دون تغيير.

حدد عدد الموظفين ضمن مجموعة التدريب المنتقاة.

اقسم مجمل التوفير المترقب على عدد المشاركين لتحديد التوفير بالنسبة لكل مشارك.

ث‌- مقارنة النفقات مع الوفورات:

 إضرب التكلفة للمشارك في مجموع عدد المشاركين.

 إضرب الوفورات للمشارك الواحد في مجموع عدد المشاركين.

 قارن الحاصل لتحدد موقف منشأتك بالنسبة للتدريب.

هذا التمرين لا يحدد النفقات الحقيقية والوفورات الواقعية فقط، ولكنه يؤكد أيضا أنّ توقعاتك للتدريب معقولة، وتقود إلى نتائج قابلة للقياس في مجال العمل.

ج‌- مراقبة التكلفة:

على المديرين في أي منظمة أن يعملوا على مراقبة التكاليف المالية للتدريب حتى لا يتحول من فرص للاستثمار إلى باب لهدر الأموال من خلال الدورات الباهظة الثمن أو البرامج التي تعتمد على التسويق الإعلامي، ولكن يجب أن لا يصرف النظر عن دورة تدريبية لها أولوية قصوى من حيث أثرها بسبب تكلفتها العالية، كما يبدو ذلك.

أدناه بعض المقترحات التي من شانها تخفيض التكلفة الكلية حتى لا يصرف النظر عن بعض النشاطات التدريبية الهامّة:

 درّب المشاركين الجيّدين ودعهم يقومون بدور المرشدين لغيرهم.
 قسّم المادة التدريبية إلى وحدات من أجل تخفيف الضغط عن العمليات اليومية.
 خفّض الدورات الطويلة إلى نقاط يمكن تدريسها واستكملها بأشرطة الفيديو والكتب.
 أنشئ شراكة مع مؤسسات أخرى لتتقاسموا تكاليف الدورات التدريبية العادية.
 إبحث عن دعم حكومي من خلال البلديات أو الوزارات أو من خلال الرعايات.
 إقسم تكاليف التدريب مع المشاركين في دورات التطوير الفردية.
 نفذ التدريب الدوام أو خلال عطلة الأسبوع.
 طبّق الجزاءات على المشتركين الذين لا يحضرون الدورات بينما تدفع المنظمة تكلفتها.
 استفد من الخبراء الداخليين في مواضيع محددة كمساعدي تدريب.
 إبحث عن دورات تدريبية أقل كلفة تقدمها الجامعات والكليات.
 نفّذ التدريب في داخل المنظمة بدلا من الفنادق وقاعات المؤتمرات.
 تبادل مقر التدريب مع منظمات أخرى.
 اجمع عددا من المنظمات لها نفس الاحتياجات التدريبية للحصول على تخفيض جماعي أو لتمويل برامج جديدة.
 قد تكون تكلفة التنقل للمتدربين والمدربين كبيرة، بل ربما تقود إلى تأخير أو إلغاء مشاريع تدريبية مهمّة.