خطوات التخطيط للنشاط

مقدمة

لقد ذكرت لنا الأحاديث الواردة عن أمير المؤمنين (ع) أهمية كبيرة للتخطيط والتفكير والتدبر في كل عمل نريد القيام به حيث جاء في الأحاديث الواردة :

"قدّر ثم اقطع ، وفكّر ثم انطق ، وتبيّن ثم اعمل" و"التدبير قبل العمل يؤمنك من الندم".

ومن هنا،وحتى يكون العمل في وحدتنا أكثر فاعلية ودقة، ولضمان نجاح الأنشطة، وبلوغها أهدافها، وللاستفادة من الجهود المبذولة، ولتوجيهها، ينبغي للعشيرة مراعاة المراحل والخطوات التي تمرّ بها الأنشطة قبل بدايتها وحتى انتهائها وهي الآتية:

1. يجب تحديد نوع النشاط المراد إقامته :
§ تدريبي : دورة رابّال / مخيم رواد / رحيل / مسير/ مخيم ريادي ...الخ .
§ ترفيهي : سهرة نار / سهرة سمر / رحلة/ زيارة ...الخ .
§ ثقافي : دورة جنود /مسابقة قرآنية / مسابقة ثقافية عامة / ندوة / مجلس عزاء ...الخ .
§ فنـــي : فن التمثيل المسرحي / دورة موسيقية / دورة إنشاد ... الخ .
§ رياضي: دورة كرة قدم / دورة تعليم سباحة / دورة كرة الطاولة / دورة كرة السلة... الخ .

2. تحديد أغراض النشاط .

وهي ما يُتوخى تحقيقه من النشاط، والأداة الّتي يقاس بها مدى نجاحه، وبناء عليه تتوجه الأمور، وتتظافر الجهود لتحقيقه، وبدونه يفقد النشاط روحيّته، وتضيع الطاقات المسخّرة.

3. تحديد الزمان والمكان المفترضان لتنفيذ النشاط فيه

فبعد أن يتحدّد الزمان تتمّ البرمجة الزمنية للخطوات المطلوبة قبل التنفيذ وأثناءه، وتحديد المكان منذ البداية أمر مساعد على النجاح، ففي أحيان كثيرة قد تُختصر الخطوات أو تتضاعف تبعاً للمكان المحدّد.

4. إعداد الموازنة.

وهي دراسة تقريبية بالمصارفات المتوقعة مضافاً إلى ما يُتوقّع تحصيله من واردات وإمكانيات، سواءً عبر الاشتراكات أو عبر دعم ما أو من صندوق الفرقة...وبعد تحديد الموازنة تتّضح إمكانية القيام بالنشاط من عدمه.

5. البرنامج التفصيلي .

والّذي ينبغي أن يلحظ كافة الفقرات والمراحل من بداية النشاط الفعليّة إلى نهايته، وينبغي للبرنامج أن يكون متسلسلاً بشكل منطقي، ويضم ثلاثة أمور أساسيّة:

- عنوان كل فقرة.

- المسؤول عنها.

- الوقت المخصّص لها.

6. التجهيز.

أي تحضير المعدات والوسائل والمستندات المساعدة في التنفيذ.

7. تحديدالجهات المساعدة والتنسيق معها.

وتتنوع الجهات المساعدة تبعاً لاختلاف النشاط، ففي الاحتفال قد تكون الجهة المساعدة هي فني الصوت، وقد تكون الشخصية المدعوة لإلقاء الكلمة، وقد تكون صاحب موتور الكهرباء.. وفي الرحلة قد تكون الجهة المساعدة سائق الحافلة، وقد تكون المطعم... وأي خلل أو سوء تنسيق مع الجهات المساعدة ولو كان طفيفاً قد يؤدّي إلى فشل النشاط.

8. تحديد البدائل.

أي التحسّب لما قد يطرأ من مشاكل ومحاولة إيجاد بدائل عنها تكفل عدم فشل النشاط؛ فيتمّ- مثلاً- تهيئة موتور عند الحاجة للكهرباء لاحتمال انقطاعها، والحجز الاحتياطي مع سائق آخر لاحتمال طروء أي مشكلة مع السائق الأصلي، وتهيئة مكان بديل عن العراء عند احتمال هطول المطر...

9. التنفيذ.

وفي هذه المرحلة يشرف رائدالعشيرة أو المسؤول عن النشاط بشكل مباشر على تنفيذ ما تمّ تخطيطه والمتابعة مع الجوالة لإنجاز التحضيرات الأساسية ضماناً للجهوزية في الوقت المحدد لإقامة النشاط. وينبغي على الرائد أن لا يتهاون في حال حصول التقصير، بل عليه أن يسدّ الثغرات، ويملأ الفراغات بشكل سريع وآني. لذلك، من المستحسن أن لا يتولّى القيام بأعمال تنفيذيّة تؤثّر على عملية الإشراف والمتابعة مهما كانت الأسباب، وهذا بالطبع لا يعني الجلوس والمراقبة فقط، فيحسّ عناصر العشيرة أنّهم يعملون وحدهم في حين أنّ الرائد أو المسؤول عن تنفيذ النشاط يتكبّر عليهم، لذا علينا أن نوازن ونقتدي برسول الله (ص) عند بناء مسجد الإسلام حيث حمل الّلبنات وشارك في إعمار المسجد مع كافة المسلمين...

وفي الوقت المحدد لإقامة النشاط، يتمّ التنفيذ الفعلي من الجميع بروح مسؤولة حريصة على نجاح العمل وفق ما جاء في التخطيط.

10. تقييم النشاط ووضع أبرز الملاحظات السلبية والإيجابية .

بعد إقامة النشاط يجتمع مجلس العشيرة (ومن ساعده في النشاط) لتقييم العمل. وغايته معرفة عوامل النجاح لتحسينه،وأسباب الفشل لتجنبها، ومواضع الخلل لمعالجتها.

ويتم تقييم حركة المسؤولين عن التنفيذ بشكل تفصيلي، لمكافأةالمميز منهم تشجيعاً على المزيد من العطاء. وفي النهاية، يكتب التقييم، ويضاف إلى تقرير النشاط، ويحفظ للاستفادة منه في الأنشطة القادمة المماثلة.

11. إعداد التقرير الشامل مع الصور الإيضاحية.

وذلك لتظهير النشاط والاعلان عنه والاستفادة من الأنشطة المتميّزة لتعميمها، وكذلك من أجل حفظ النشاط في أرشيف العشيرة والفوج ممّا يحفظ الانجازات المتحقّقة..